문서작성·결재부터 사보까지…‘종이없는 사무실’

[모바일 특집] 지에스칼텍스

2년전 모든 직원에 태블릿피시
공채 때 페북 통해 멘토링 호응

올해 지에스(GS)칼텍스 신입사원이 된 신병주(29)씨는 ‘종이 없는 사무실’을 실감하고 있는 중이다. 신씨는 지난해 12월초 신입사원 입문 연수 과정에 들어가자마자 태블릿피시를 받았다. 교육 담당자에게 “앞으로 모든 교육용 자료는 종이로 지급하지 않고 태블릿피시를 이용해 교육을 받으시게 된다”는 말을 들었다. 사보도 책자가 아닌 모바일로 볼 수 있었다. 1월 중순 부서에 배치돼 근무를 하고 있는 신씨는 “말로만 듣던 종이 없는 사무실을 피부로 느끼고 있다”고 말했다.

이는 지에스칼텍스가 다른 기업보다 앞서서‘스마트 워킹’ 시스템 구축을 통한 모바일 오피스에 관심을 가졌기 때문이다. 지에스칼텍스는 모바일 바람이 불기 시작한 2011년 6월 3000여명의 모든 임직원들에게 태블릿피시를 지급했다. 본사 사무직 직원들뿐만 아니라 생산현장까지 태블릿피시를 나눠줬다. 지금은 많은 대기업들이 도입했지만, 당시 직원들에게 태블릿피시를 지급한 대기업은 업무 연관성이 있는 통신업체인 케이티(KT)밖에 없었다.

이러한 시도와 함께 문서 작성과 결재는 사무실 데스크톱 피시뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿피시로도 가능할 수 있게 회사 시스템이 구축됐다. 1973년 1월부터 38년 동안 발행된 책자 사보도 2011년 7월부터 모바일 사보로 전환됐다.

2년이 지난 현재 직원들은 시스템에 만족하고 있다. 도입 초기에는 ‘낯설다’는 반응이 많았지만 이제는 모바일 기기를 유용하게 활용하고 있다. 특히 급하게 결재해야 할 일이 많은 팀장 이상 직급의 직원들은 긍정적인 반응을 보였다. 이상훈(47) 홍보팀장은 “지난 설날에 고향에 내려가는데 급하게 결재해 달라는 연락이 왔다. 예전 같으면 회사에 들어가야 하는데 태블릿피시로 바로 결제할 수 있는 게 달라졌다”고 웃었다. 이 팀장은 “업무상 외근이 많은데 버스 안에서도 바로바로 결재를 할 수 있는 게 장점”이라고 말했다.

스마트 워킹 시스템에 익숙해지며 모바일 기기를 활용한 새로운 아이디어들도 업무에 연결시키고 있다. 지에스칼텍스는 지난해 하반기 신입사원 공채 당시 회사 페이스북을 통해 멘토링 프로그램을 운영했다. 취업준비생들은 자신의 관심직무와 채용절차에 대한 궁금증을 페이스북을 통해 일대일로 직원들에게 상담을 받을 수 있었다. 멘토링 프로그램을 이용하고 취업에 성공한 신입사원 이주은(24)씨는 “회사 문화나 전반적인 분위기 등 쉽게 얻기 힘든 정보들을 얻을 수 있었고, 생각한 것보다 멘토분들이 너무 자세하고 친절하게 가르쳐 주셨다”고 말했다. 이승준 기자 [e-mail]

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