리더의 업무수행 돕는 매니저

[이랑의 꿈 찾는 직업이야기] - 비서
외국어 중요성 갈수록 커져
민첩성과 순발력도 필요해

몸이 열 개라도 모자랄 만큼 바쁜 사람에게는 넘치는 정보를 정리해주고 빡빡한 일정을 관리해줄 사람이 절실하기 마련이다. 예를 들어, 기업의 임원이나 대학교의 총장처럼 거대한 조직을 이끌어가는 사람들은 더욱 그렇다. 비서는 이러한 경영자 또는 관리자가 그들 본연의 업무에 전념할 수 있도록 보좌하는 일을 한다. 이들은 경영자나 관리자의 일정을 관리하고, 외부와의 연락이나 방문객 안내 등의 업무를 담당한다. 또 상사의 업무수행에 도움이 될 만한 자료를 정리하거나 필요한 문서를 작성하고, 대내외 행사 등을 준비하기도 한다. 비서의 업무는 기업의 규모, 상사의 직급, 근무하는 장소, 업무에 대한 전문성 등에 따라 다르지만 크게 전문비서와 일반비서로 구분된다.

전문비서는 정치, 경제, 외교, 산업의 각 분야로 진출하고, 전문적인 행정 및 관리에 대한 실무자로서 상사의 업무를 보좌한다. 한국비서협회 오지현 사무국장은 “전문비서는 소속기관에 따라 기업비서, 공공기관비서, 교육연구비서, 의료비서, 법률비서, 회계비서, 국회의원비서, 외국대사관비서 등으로 구분할 수 있다”며 “국제화에 따라 고학력에 수준 높은 외국어 실력을 갖춘 전문비서의 역할이 커지고 있다”고 전했다. 이 중 의료비서는 의학이나 보험과 관련된 용어나 규정 등에 대한 지식을 갖추고 종합병원의 전문경영인이 병원관리를 할 수 있도록 돕는다. 법률비서는 법률사무사나 합동변호사 사무실에서 법률에 관련된 문서를 처리하고 소송 문의, 의뢰인 대응 등의 업무를 한다. 오 사무국장은 “대형 법무법인(로펌)의 경우 3명 이상의 변호사를 보좌하며 법률 관련 업무를 처리하는 공동비서를 선호하고, 금융회사의 경우 하나의 특정 금융상품팀에 비서가 소속되어 부서장과 팀원의 업무를 수행하는 팀비서가 활동하기도 한다”고 설명했다.

청와대 비서관들의 근무공간인 청와대 여민관의 재정경제비서관실에서 비서관들이 낮아진 칸막이 사이에서 근무하고 있다. 청와대사진기자단

전문비서와 달리 일반비서는 특정 전문 분야가 정해져 있지 않고, 비서의 기본적인 업무로서 상사의 일정을 관리·조정하고 상사가 최적의 조건에서 업무를 할 수 있도록 보좌하는 일을 한다.

비서를 양성하는 학과로는 4년제 대학 및 전문대학의 비서학과, 비서행정학과, 국제비서학과, 경영학과 등이 있다. 해당 교육과정에는 정보 및 사무 관리에 대한 전문교육과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육, 외국어교육 등이 포함된다. 관련 자격으로는 국가기술자격으로 매년 2회 시행되는 비서자격증(1, 2, 3급)이 있다. 오 사무국장은 “비서에게는 민첩성, 순발력, 친절, 꼼꼼함, 정직 등 여러 가지 자질이 요구되는데, 그중에서도 소위 ‘센스’가 있어야 한다”며 “이를 위해서는 상대방에 대한 주의 깊은 관찰과 배려가 선행되어야 한다”고 말했다. 또 “비서는 기밀사항을 접할 기회가 많기 때문에 입이 무거워야 하고, 상사에 대한 충성심도 매우 중요하다”고 강조했다.

비서는 사람들이 알고 있는 것보다 훨씬 다양한 분야로 진출할 수 있다. 보통 기업체 임원에게만 비서가 필요하다고 생각하기 쉽지만, 갈수록 다양한 분야에서 전문성을 발휘할 비서를 필요로 하고 있다. 때문에 비서를 양성하는 학과들은 타 학과에 비해 졸업 후 취업률도 높은 경향을 보인다.

한국고용정보원 직업연구센터 전임연구원

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